OFİSLEX – Kullanma Kılavuzu

Ofislex'i ilk kez kullanacak kullanıcılar için temel başlangıç adımları. Sistemi kullanmaya başlamadan önce tamamlanması zorunludur.

• Ana web sitesinde "Kayıt Ol" butonuna tıklayın
• Ad, büro adı, paket seçimi ve iletişim bilgilerini girin
• Aktif bir e-posta adresi girin (giriş ve bildirimler için kullanılır)
• Güçlü bir parola belirleyin (8-10 karakter, büyük+küçük+rakam)
• Giriş sonrası e-postaya gelen doğrulama kodunu girin
• Kod gelmezse spam klasörünü kontrol edin
• 120 saniye sonra "Tekrar Gönder" butonu aktif olur
• Üyelik e-postasındaki bağlantıya tıklayın
• Google Web Store'dan Ofislex eklentisini Chrome'a kurun
• Eklenti kurulunca UYAP entegrasyonu ve tüm modüller aktif olur

Tüm modüllere erişimi sağlayan menü yapısı, navigasyon araçları ve günlük kullanım kısayolları.

• Favoriler butonu: Harici/dahili hızlı erişim linkleri ve menüler ekleyin
• Takvim: Etkinlikleri günlük/haftalık/aylık/ajanda görünümünde yönetin, yazdırın
• E-posta Gönder: Üst menüden doğrudan e-posta gönderin
• Mesajlaşma: Büro içi konu bazlı mesajlaşma; üye ekle/çıkar, sohbet yönet
• Bildirimler: Günlük rutin; tüm hatırlatmalar ve görev bildirimleri
• Notlarım: Önem dereceli notlar ekleyin ve filtreleyin
• Hatırlatmalarım: Tüm hatırlatmaları yönetin, yenilerini ekleyin
• Kişilerim: Büro kişi defteri oluşturun
• Profil & Ayarlar: Bilgi güncelleme, parola değiştirme, abonelik, yapay zeka bakiyesi
• Destek & Talep: Öneri, soru, yeni özellik isteği, teknik destek, hata bildirimi
• Depolama ve bakiye göstergeleri (sol alt köşe)

Sol menü → Taraflar → Avukatlar veya Ayarlar üzerinden erişilir. Sisteme ilk girişte yapılması gereken zorunlu kurulum adımları.

• Büro adı, adresi, logosu ve temel bilgiler
• Personel kayıtları: ad, TC, birim, telefon, e-posta, IBAN
• Personel rol ve yetki tanımlaması
• Avukat tanımlama: kimlik bilgileri, baro adı, baro sicil no, UETS adresi
• Avukat profili: görevlendirmeler, toplantılar, görevler, maaş ödemeleri
• Şifre sıfırlama seçeneği (personel/avukat için)
• Kayıt arşivleme ve geri getirme

Sistemin en kritik modüllerinden biri. Her kullanıcının sisteme erişim sınırlarını granüler düzeyde belirler.

• 4 giriş türü: Yönetici, Avukat, Personel, Müvekkil
• Role göre menü ve ekran içerikleri değişir
• Büro ayarlarında şablon yetki otomatik atanabilir
• Tam Yetki Ver: Tek tıkla tüm modüllere erişim
• Yetkileri Belirle: Modül bazında özel izinler
• Yetkileri Kopyala: Benzer rollü kullanıcılar için hızlandırma
• Tüm Yetkileri İptal Et: Tek tıkla tüm yetkiler kaldırılır
• Öznel (Kayıt Bazlı) Yetki: Tablodaki tek bir kayıt için özel yetki verilir

Sol menü → Taraflar → Avukatlar / Personel → Detay. Avukat ve personelin tüm idari yönetimi bu sayfadan yapılır.

• İzin İstihkakı: Avukat/personel için izin istihkak kaydı oluşturun
• İzin türleri: yıllık, hastalık, ücretsiz vb.
• Kullanılan izin süresi otomatik hesaplanır ve tabloya yansır
• Maaş Ödemeleri: Aylık ödeme kaydı ekleyin
• Maaş ödeme kaydı için önce Maaş/Prim Anlaşması tanımlanmalıdır
• Maaş özeti kartları ve tablo anlık güncellenir
• Personel ve avukat için aynı mantık geçerlidir
• Görevlendirmeler, toplantılar ve görevler sekmeleri

Tüm finansal işlemlerin başlangıç noktasıdır. En az bir kasa tanımlamadan gider, ödeme veya tahsilat işlemi yapılamaz.

• Sol menü → Finans → Kasalar
• "+ Yeni Kasa" ile çoklu kasa tanımlayın
• Kasa adı, açıklama ve para birimi belirleyin (TRY, USD, EUR)
• Banka, pos veya nakit gibi türler arasında ayrım yapın
• Açılış bakiyesi ekleyin
• Her kasanın bakiyesi anlık görüntülenir
• Pasif kasaları arşivleyebilirsiniz
• Yetkilendirme: FİNANS & KASALAR menüsü altında erişim kontrolü

Büro içi tüm masraf kayıtları. Vergi, kira, ofis malzemesi, sigorta gibi her türlü çıkış işlemini izleyin.

• Sol menü → Finans → Giderler
• Önce Gider Türü tanımlanmalı (vergi, kira, ofis, vb.)
• Gider kaydı: tutar, KDV, kasa, tarih, tedarikçi/açıklama
• Belge yükleme: fatura/fiş ekleri
• Tekrarlayan giderler (aylık kira gibi) için tekrar şablonu
• Aylık/yıllık gider raporları ve grafikleri
• Filtreler: tarih aralığı, tür, kasa, tutar

Portföydeki tüm çek ve senetlerin yönetimi: alma, ciro, tahsile verme, iade.

• Sol menü → Finans → Çek/Senet Takip
• Çek ekleme: tutar, vade, banka, keşideci, lehtar, seri no
• Senet ekleme: muhatap, tutar, vade, açıklama
• Durum güncellemeleri: portföyde, tahsile, iade, ödendi
• Vadesi gelen çek/senet hatırlatmaları (otomatik)
• İlgili dava veya müvekkil ile ilişkilendirme
• Görsel/fotoğraf ekleyebilme
• Liste filtreleri: durum, vade aralığı, banka

Bir kasadan diğerine para transferi. Banka, nakit veya farklı para birimleri arasında işlem yaparken kullanılır.

• Sol menü → Finans → Virman
• Kaynak kasa, hedef kasa seçimi
• Tutar girin; farklı para birimi ise kur sorulur
• Sistem otomatik olarak ters kayıt oluşturur
• Çıkış kasasında eksilme, giriş kasasında artış oluşur
• Açıklama ve referans no ile kayıtlar ilişkilendirilebilir
• Tarih: işlem tarihinden geriye dönük kayıt mümkün

Dava bazında tüm finansal hareketleri tek noktada. Avukatlık ücreti, masraf avansı, müvekkil ödemeleri, harcı, taksitler.

• Sol menü → Finans → Dosyalar Finans
• Avukatlık Ücretleri: CMK, vekalet, anlaşma bazlı ücret kaydı
• Masraf Avansı: Müvekkilden alınan ön ödemeler
• Müvekkil Ödemeleri: Tahsilatlar (peşin, taksit, banka, çek)
• Karşı yan ücret alacakları (avukatlık ücretine hükmedilmiş)
• Müvekkil/dava bazlı bakiye özeti
• Tahsilat planları ve takip
• Detaylı dosya finans raporu (PDF/Excel)

Dava dışı işler için ücret takibi: danışmanlık, sözleşme hazırlama, hukuki görüş, abonelik vb.

• Sol menü → Finans → Diğer İş ve İşlemler
• İş tanımı: müvekkil, başlık, kategori (danışmanlık, sözleşme, vs.)
• Ücret tipi: saatlik, paket, aylık abonelik, tek seferlik
• Saat kayıtları: harcanan zamanı manuel/timer ile girin
• Ödeme planı, taksit ve durum (aktif/askıda/tamamlandı)
• İş özet kartları + tablo görünümü
• Konu alanı tanımları (iş hukuku, ticaret, miras, vs.)
• Detaylı görüş, evrak ve sözleşme ekleri

Tüm dava ve iş işlemlerinin temeli. Müvekkil eklemeden dava açılamaz.

• Sol menü → Taraflar → Müvekkiller → "+ Yeni Müvekkil"
• Gerçek Kişi: Ad, soyad, TC, doğum tarihi, baba adı, anne adı
• Tüzel Kişi: Unvan, vergi no/dairesi, ticaret sicil no
• İletişim: telefon, GSM, e-posta, adres
• UETS adresi (e-tebligat için)
• Banka hesap bilgileri (IBAN)
• Görüşme notları, dosya/etiket ekleme
• Vekaletname: Noter bilgisi, tarih, yevmiye no, geçerlilik süresi, yetkiler
• Vekaletname PDF'i yükleyin; Hetzner bulut depolamasında güvenle saklanır
• Müvekkile özel sözleşme, görüşme ve ödeme geçmişi
• Müvekkil paneli aktivasyonu (kullanıcı erişimi)

Tüm belgelerinizin merkezi yönetimi. Klasör hiyerarşisi, paylaşım, erişim kontrolü ve AI ile akıllı arama.

• Sol menü → Belge İşlemleri → Bulut
• Klasör/alt klasör oluşturma, taşıma, yeniden adlandırma
• Tek dosya yükleme, çoklu yükleme, sürükle-bırak
• Klasör yükleme (webkit klasör desteği)
• Desteklenen formatlar: PDF, UDF, DOCX, DOC, JPG, PNG, TIF, vs.
• Belge görüntüleyici (PDF/UDF native viewer)
• BelgeLex: UDF düzenleyici ile online belge yazma
• Paylaşım linki oluşturma (geçici, parolalı)
• Klasör/belge bazlı erişim izinleri (kullanıcı/rol)
• Versiyon takibi ve "Silinenler" dönüşü
• Yapay Zeka İndeksleme: Belge içeriği aranabilir hale gelir (RAG)
• Hetzner Object Storage'ta şifreli depolama

Yeni dava kaydı oluşturma ve tüm dava bilgilerini sisteme entegre etme.

• Sol menü → Dava Takibi → Davalar → "+ Yeni Dava"
• Temel bilgiler: mahkeme, esas no, dava türü, açılış tarihi
• Taraflar: müvekkil(ler), karşı taraf(lar), vekiller
• Yargı türü (hukuk, ceza, iş, idare, anayasa, danıştay, yargıtay)
• Konu özeti, talep, miktar
• Müvekkil sözleşme bilgileri, vekaletname referansı
• Görevlendirilen avukat(lar) ve uzmanlık alanı
• Aşamalar: derece, istinaf, temyiz, karar
• Bilirkişi atamaları ve raporları
• İrtibatlı dosyalar (birleşen, ayrılan)
• Sözleşme metni ve eklerinin dosya içinde tutulması

Sistemin en güçlü özelliği. Chrome eklentisi ile UYAP üzerindeki tüm dava bilgilerinizi sisteme otomatik aktarır.

• Önkoşul: Chrome eklentisi kurulu + UYAP'a giriş yapılmış olmalı
• Sol menü → Dava Takibi → UYAP Senkronize
• Tüm Dosyalarımı Çek: Avukat üzerindeki tüm dosyalar listelenir
• Seçilen davaları toplu olarak Ofislex'e aktarın
• Dava detayında UYAP Detayları butonu:
• • Dosya bilgileri (mahkeme, esas no, taraflar)
• • Evrak: Tüm UYAP belgeleri ağaç görünümünde
• • Safahat: Dava süreçlerinin tarihsel kayıtları
• Tek tek veya toplu evrak indirme (Bilgisayara/Sisteme)
• Senkronizasyon: yeni evrak, tebligat, karar otomatik tespit
• Evraklar Hetzner buluta otomatik kaydedilir + AI indeksleme

Dava sürecinde yapılan tüm duruşma ve keşif faaliyetlerinin takibi.

• Dava detay sayfası → Duruşmalar / Keşifler sekmesi
• Duruşma ekleme: tarih, saat, salon, hakim, sonuç
• Ara karar metni ve dosya ekleri
• Erteleme kaydı: bir sonraki duruşma için yeni satır
• Duruşmaya 1-3 gün kala otomatik hatırlatma
• Keşif: tarih, yer, bilirkişi, rapor ekleri
• Tutanak/sonuç PDF'lerini ekleyin
• Duruşma sonrası hazırlık notları (avukat görüşü)
• Tüm geçmiş duruşmalar zaman çizelgesinde

Resmi tebligatların (UETS, PTT, kargo) tüm süreç takibi.

• Dava detay sayfası → Tebligatlar sekmesi
• Tebligat ekleme: alıcı, gönderici, tarih, türü (UETS/PTT/kargo)
• İçerik özeti ve PDF/görsel ekleri
• Karşılaşma: tebliğ tarihi + tebliğ alma tarihi
• Süre hesabı: tebligata bağlı kanuni süreler
• Süreye bağlı otomatik hatırlatmalar (örn: 7 gün kala)
• UETS'ten gelen tebligatları manuel veya UYAP ile içe aktarma
• Tebligat türü bazlı filtreleme ve liste görünümü

Sık kullanılan dilekçeleri şablon olarak kaydedin; yapay zeka destekli düzenleyici ile kişiselleştirin.

• Sol menü → Yazım Şablonları
• + Yeni Şablon: kategori, başlık, içerik (UDF veya DOCX)
• Hazır şablonlar: tahliye, ihtarname, ihtiyati haciz, itiraz
• Değişken sistem alanları: {{musteri.ad}}, {{dava.esas_no}}, vs.
• Şablonu dava içinde uygula → otomatik veri doldur
• BelgeLex Editör ile online düzenleme
• Yapay zeka asistanı ile metin önerisi/iyileştirme
• UDF olarak indir veya UYAP'a doğrudan gönder
• Şablon paylaşımı (büro içi)

Bir dava üzerinde çalışırken her şeyi tek ekranda görmenizi sağlayan merkezi panel.

• Dava listesinden bir davaya tıklayın → 3 panelli yerleşim
• Sol panel: dava özet menüsü, kapaklar, alt sekme navigasyonu
• Orta panel: seçilen sekmenin ana içeriği (genel/duruşma/evrak/finans)
• Sağ panel: yapay zeka asistanı ve hızlı işlemler
• Genel: Kapak bilgileri, taraflar, mahkeme
• Duruşmalar/Keşifler/Tebligatlar/Görevler sekmeleri
• Notlar: Hukuki notlar, ara değerlendirmeler
• Denetçi Açıklaması ile harici görüş
• Talepler, Vekil Ödemeleri, Görevlendirmeler
• Yapay zeka asistanı: belge oluştur, hukuki araştırma, içtihat bul
• Sekmeler arası geçiş Ctrl+T / Ctrl+W ile
• Sol panel daraltılabilir (mini mod)

Müvekkilin yüz yüze, telefon veya online görüşmelerini kayıt altına alın.

• Sol menü → İş Yönetimi → Müvekkil Görüşmeleri
• Veya müvekkil/dava detay → Görüşmeler sekmesi
• Tarih, saat, görüşme türü (telefon, yüz yüze, online)
• Konu, sonuç, takip aksiyon listesi
• Süre kaydı (saatlik faturalama için)
• Bağlı dava/iş seçimi
• Belge ve görsel ekleme
• Görüşme sonrası otomatik bildirim (müvekkile, avukata)

İç ve dış toplantıların organizasyonu: gündem, katılımcı, tutanak.

• Sol menü → İş Yönetimi → Toplantılar
• Toplantı oluşturma: tarih, saat, yer (fiziki/online), süre
• Katılımcılar: avukatlar, personel, müvekkiller, harici
• Gündem maddeleri ve toplantı öncesi notlar
• Otomatik takvim daveti (e-posta ile)
• Toplantı sonrası tutanak ekleme
• Atılan görevler için otomatik görev kaydı
• Tekrarlayan toplantı (haftalık/aylık) tanımı

Büro içi iş takibi: avukatlara/personele görev atayın, vade ve durum takip edin.

• Sol menü → İş Yönetimi → Görevler / Yapılacaklar
• Görev tanımı: başlık, açıklama, öncelik (düşük/orta/yüksek)
• Atanan kişi(ler), bitiş vadesi
• Bağlı dava/iş ile ilişkilendirme
• Görev durumları: yeni, devam ediyor, tamamlandı, iptal
• Kanban görünümü (sürükle-bırak)
• Vadesi geçen görevler için kırmızı uyarı
• Görev tipi tanımları (özelleştirilebilir)
• Bildirimler: yeni atama, vade yaklaşıyor, tamamlandı

Müvekkilden alınan teminatların (nakit/kıymetli evrak/banka) tüm süreç takibi.

• Dava detay → Teminatlar sekmesi
• Teminat türü: nakit, banka teminat mektubu, hazine bonosu, vs.
• Tutar, alındı tarihi, banka/IBAN
• İade tarihi ve durumu (alıkonuldu / iade edildi)
• İlgili belgelerin (makbuz, banka dekontu) eklenmesi
• Vadeye yakın teminatlar için otomatik hatırlatma
• Müvekkil ödemeleri ile entegrasyon

Yeni icra takibi açma ve tüm icra süreçlerinin yönetimi.

• Sol menü → İcra Takibi → İcralar → "+ Yeni İcra"
• Temel bilgiler: icra dairesi, dosya no, açılış tarihi
• Takip Türü: ilamlı, ilamsız, kambiyo, ipotek vs.
• Alacaklı (müvekkil) ve borçlu(lar) bilgileri
• Faiz oranı, başlangıç tarihi, hesaplama yöntemi (yasal/ticari/sözleşmesel)
• Asıl alacak, masraf, vekalet ücreti kalemleri
• UYAP icra entegrasyonu (UYAP'tan dosya çekme)
• İrtibatlı icra dosyaları
• İcra türüne göre özelleştirilmiş alan ve şablonlar

İcra takip sürecinin standart aşamalarını şablonlaştırın; her aşamada otomatik görev oluşumu sağlayın.

• Sol menü → İcra Takibi → Aşamalar (admin)
• Aşama tanımları: tebliğ, itiraz, kesinleşme, haciz, satış vb.
• Her aşama için varsayılan görev şablonu
• İcra türüne göre farklı aşama akışı tanımlama
• Aşama geçişinde otomatik görev oluşumu
• Aşama bazlı süre takibi ve uyarılar
• Mevcut aşamayı manuel veya otomatik ilerletme
• Aşama geçmişi ve istatistikler

İcra dosyasının kalbi: hesap mahiyeti, taahhüt takibi, haciz ve ipotek kayıtları, tahsilat girişleri.

• İcra detay → Dosya Hesabı sekmesi
• Anlık güncel borç hesabı (asıl + faiz + masraf + vekalet)
• Faiz hesaplama: günlük, aylık, dönemsel
• Taahhütler: borçlu ile yapılan ödeme planı kayıtları
• Taksitli ödeme şeması ve takip
• Hacizler: taşınır/taşınmaz haciz kayıtları, banka/SGK/Tapu/Trafik
• Haciz sonrası kıymet takdiri ve satış bilgileri
• İpotekler: tapu sicil bilgisi, derece, miktar
• İlamlar: dayanak mahkeme kararları ekleri
• Ödeme/tahsilat girişi (peşin, taksit, banka)
• Borçlu bazlı ödeme dökümü
• Vekalet ücreti hesabı ve müvekkil ödeme entegrasyonu
• UYAP'tan banka/SGK/Tapu sorgu sonuçları